Como Precificar Serviços de Marketing Digital em uma Agência

Aqui você vai entender Como Precificar Serviços de Marketing Digital em uma Agência, mas também serve como base se você não tem uma.

Se você quiser uma planilha básica para ajudar você nisso, clique aqui!

Como Precificar Serviços de Marketing Digital

Quando estou mapeando os serviços de uma agência de marketing digital, para saber os custos e precificar as entregas, eu sempre consulto a equipe operacional.

Caso o tempo de atividade não esteja já sendo mensurado por algum gerenciador de tarefas, essa é a que encontrei ser a melhor forma hoje de calcular isso, através da mensuração do custo hora/homem. 👍

A questão é que sempre que pergunto quanto tempo é necessário para a realização de uma tarefa, ouço: “Depende”.

Existem questões que influenciam, que vou falando ao longo do texto.

Importante primeiro entender a diferença entre “Tempo de execução” e “Prazo”.

Tempo de Execução x Prazo

O TEMPO DE EXECUÇÃO são os minutos dedicados exclusivamente àquela atividade, e enquanto a pessoa está ativa nela, sem interrupções.

O PRAZO está relacionado às datas de entrega, que podem depender do que foi previsto no projeto e acordado entre os stakeholders/entre as partes interessadas.

Tempo de Execução: Calcule Corretamente

O TEMPO DE EXECUÇÃO deve ser calculado como se o recurso/a pessoa estivesse trabalhando nas “condições ideais de temperatura e pressão”. ;) Ou seja, sem interrupções e somente dedicada àquela atividade.

A entrega “30 Publicações do Mês para o Instagram”, por exemplo, inclui as seguintes atividades que podem ser feitas por diferentes recursos/pessoas e cada uma tem um tempo média de execução:

  • Planejamento (Planejamento): 2h+20min de ajustes = 2h20
  • Criação das legendas (Redator): 1h30 + 20min de ajustes = 1h50
  • Criação das artes (Designer): 3h+30min de ajustes: 3h30
  • Comunicação com o Cliente (Atendimento ): 1h

Somando tudo, temos o total do tempo de execução de 8h40 (2:20+1:50+3:30+1:00).

Para chegar aos valores, questionei a cada responsável de cada área, que realmente faz a atividade, orientando sobre o que efetivamente é o tempo de execução (que é diferente de prazo), além de ter observado na prática para validar.

Você ou sua equipe tem dificuldade em estimar o tempo de execução de uma tarefa?

Fique atento! Isso pode ser um sintoma de:

  • Muitas interrupções de pauta (que é sintoma de outras questões também, como falta de planejamento com antecipação, por exemplo)
  • Pouco conhecimento do processo o qual está inserido
  • Falta de conhecimento da diferença de tempo e prazo

Sobre a diferença do tempo de execução com o prazo, basta mostrar os exemplos daqui e do próximo tópico. :)

Determinando o Prazo da Tarefa

O PRAZO está condicionado à pauta de cada um. Também, costuma depender dos tempos de espera de aprovação e as datas que foram acordadas no projeto.

Por exemplo, para entregar a pauta de 30 dias de publicações para o Instagram, o prazo vai depender possivelmente do seguinte:

  • Planejamento: 2 dias
  • Aprovação do Cliente: 2 dias
  • Criação das Artes e Legendas: 4 dias
  • Revisão do Cliente: 2 dias
  • Ajustes: 2 dias das Artes e Legendas: 2 dias
  • Aprovação do Cliente: 2 dias
  • Agendamento das Publicações: 2 dias

Prazo estimado da entrega “30 Publicações do Mês para o Instagram”: 16 dias.

Perceba uma questão: Embora o agendamento das publicações de 30 dias possa ocupar apenas 1h, por exemplo, o prazo de 2 dias é prevenindo urgências que possam ocorrer e ocupar a disponibilidade do responsável por isso. ;)

Compartilhe o cronograma e o processo com o cliente, para que ele entenda que é uma parte essencial do cumprimento do prazo!

Dessa forma, se ele atrasar, há justificativa para o atraso de toda a cadeia de entrega, visto que a execução é toda de tarefas interdependentes. Inclusive, você pode usar o Gantt para gerenciar isso, clique aqui para conhecer no meu post sobre ele!

Observação: Eu agrupei a criação de arte e legendas, que podem ser feitas em paralelo – ou não. Você pode pedir para o designer só fazer a arte depois do redator fazer as legendas ou vice-versa, e isso aumentará mais o prazo.

Super Dica: Otimize Tempo com Entregas de um Período Maior

Normalmente conseguimos otimizar o tempo se fizermos entregas bimestrais, trimestrais ou até maiores.

Se o conteúdo for sempre ever green (sempre verde, sempre útil, atemporal) e relativas à datas sazonais e comemorativas já previstas, não é um problema.

Contudo, se houver a necessidade frequente de publicar sobre assuntos do momento, pode-se reservar para parte do conteúdo ser feito em um período menor.

Por exemplo: 25% do total pode ser feito quinzenalmente ou sob demanda (e ser acordado, por exemplo, no mínimo 2 dias da demanda à publicação, para não sair uma coisa torta).

Sempre mensure a quantidade das entregas para não fazer a mais e acabar trabalhando de graça!

Use Critérios para Obter o Tempo Médio

Quem faz parte da operação e literalmente desenvolve a atividade, é quem tem mais prática para saber o real tempo de execução dela.

A questão é que sempre que pergunto quanto tempo é necessário para a realização de uma tarefa, ouço: “Depende”.

Sim, existem vários fatores que influenciam no tempo de entrega.

Veja o que eu mais ouço quando eu pergunto “Depende de quê?”:

  • Da disponibilidade de pauta
  • Qual o Cliente da demanda
  • Quais as características daquele projeto
  • Qual o profissional alocado na atividade

Contudo, isso não deve ser motivo para impedir a mensuração do tempo médio.

Veja como dissolver item a item:

Disponibilidade de Pauta

Como falei anteriormente, tempo de execução é diferente de prazo! Logo, a “disponibilidade de pauta” não interfere no tempo de execução.

Se você não entendeu, leia a seção anterior “Tempo de Execução x Prazo”.

Profissional Alocado na Atividade

Ouço isso dos gestores, e é verdade: Vai variar o tempo de execução de um estagiário em relação à um profissional sênior/com anos de experiência.

O que fazer? Considero duas opções:

  • Fazer uma média: somar o tempo dos dois e divide por dois, para multiplicar também pelo custo médio
  • Considerar o pior cenário: Usar o maior tempo possível (provavelmente o do estagiário) com o maior custo possível (provável que o do profissional sênior). Lembrando: é o tempo dedicado á atividade, não o prazo – então não depende da pauta dele!

Importante: Se a tarefa será feita SEMPRE pelo estagiário, considere esse tempo. Se pode ser feita pelo colaborador sênior, considere o custo dele, que é o mais alto.

Qual o Cliente da Demanda

Existem clientes mais carentes, demandantes, críticos, e os que são mais tranquilos.

Da mesma forma com foi feito o cálculo do profissional alocado na atividade, podemos fazer uma média ou considerar o pior cenário.

Para não correr riscos de prejuízos, costumo aqui considerar o pior cenário.

Ou seja, na dúvida, prever que teremos sempre a solicitação de muitos ajustes e que podem ocupar mais x minutos de cada pessoa por cada entrega.

Critérios: Quais as Características Daquele Produto ou Projeto

Para chegarmos à uma média de tempo de execução e esse número ser consistente, precisamos definir critérios. Ou seja: ponto de partida/características daquele tipo de entrega ou que aquele projeto tem.

Exemplo: Perceba que na entrega que descrevi, falei “30 Publicações do Mês para o Instagram”.

Só pelo título temos a clareza da Quantidade (30) e o Tipo de Tarefa (Post para a Rede Social Instagram).

Para quem já trabalha com isso, já espera-se algumas coisas, como a criação de uma arte de até 1080x1350px e uma legenda com um texto não mais que 2.200 caracteres.

Isso podem ser usados como critérios!

E para cada serviço, você precisa descrever quais são eles e deixar isso claro para o cliente também, para não ser criada uma falsa expectativa de que outra coisa que será entregue.

Vamos lá para um exemplo prático vendo a descrição com os critérios para a entrega “30 Publicações do Mês para o Instagram” – que inclusive pode estar na proposta e deve estar no contrato (minimamente escrito em algum lugar!):

Criação de 30 unidades mensais de posts na rede social Instagram.
Em cada post, terá:

– Uma arte gráfica composta por imagens previamente fornecidas pelo contratante
– Até 1080×1350 pixels de dimensão
– Formato do arquivo fechado em PNG ou JPG
– Possibilidade de uma frase na imagem correspondendo a até 20% do espaço disponível
– Uma legenda de até 2.200 caracteres
– Até 5 hashtags

Em gestão de projetos, chamamos isso de Escopo de Produto.

Aproveitando, você também pode incluir detalhamento de como será feita a entrega:

Serão feitos 1 post por dia. Eles serão entregues ao contratante por e-mail para aprovação com até 1 semana de antecedência da primeira publicação. Não inclui gestão de relacionamento nos comentários provenientes da publicação.

A equipe com essa descrição em mãos, bem como o conhecimento do processo de trabalho dessa entrega, tem a condição de mensurar o seu tempo com maior assertividade.

Caso o cliente venha a pedir algo que saia do que está descrito aqui, temos total condição de questionar, negar ou cobrar a mais por isso. ;)

O combinado não sai caro! E aqui temos acertado previamente e por escrito quais são as características do projeto/da entrega e até a forma que ela será feita.

Mensure o Custo de Produção em Hora/Homem

Uma vez mapeados os serviços/tipos de entrega e o tempo médio necessário de cada parte para a entrega da atividade, é possível calcular o custo em Hora/Homem.

Para isso, basta multiplicar o custo da hora de cada profissional pelo tempo necessário àquela atividade. Para não correr o risco de algo ter sido sub calculado, você pode consistentemente adicionar 10% de tempo para compensar “perdas” e tempos imprevistos na execução da atividade

Você pode aqui já calcular pelo custo final da hora, ou seja, multiplicar pela hora do profissional já considerando os encargos tributários.

Você poderá obter tanto o custo total da entrega, bem como por tipo de profissional alocado (Designer, Redator, Atendimento etc), além do tempo necessário de cada um para absorver a pauta.

Adicione os Custos Extras

Considere suas despesas fixas e variáveis, preveja suas taxas e impostos, saiba o seu overhead, considere os custos fixos e administrativos do seu negócio, como faria com a precificação de um produto qualquer.

Geralmente a soma disso soma cerca de 30% a mais, mas vai variar com o nível da sua agência. Consulte o seu contador!

Adicione a sua Margem de Lucro

Uma vez mapeados todos os custos, você pode adicionar a sua margem de lucro e multiplicar pelo markup.

Markup = 100/(100-(Despesas Fixas+Despesas Variáveis+Margem de Lucro Presumida))

Benchmarking: Faça uma Comparação com o Mercado e a Concorrência

Às vezes, o nosso custo pode ser R$100 mas o serviço valer R$1.000.

Faça uma pesquisa do quanto o mercado cobra por aquela entrega para não deixar de ganhar dinheiro. ;)

Da mesma forma, pode valer reduzir a margem de lucro para tornar o seu produto competitivo; ou adicionar à ele algum benefício como diferencial!

Mensure e Acompanhe o Custo de Produção das Entregas

Sabendo o tempo de produção, use essa informação na sua gestão.

Se couber esse dado no seu gerenciador de tarefas, adicione o custo por hora de cada colaborador e o tempo estimado para cada tipo de atividade, para comparar o previsto com o realizado.

Assim, você conseguirá emitir relatórios mostrando projetos e clientes mais ou menos lucrativos e tomar decisões estratégicas orientadas à dados (data-driven). ;)

Gerenciadores de tarefas que utilizei e ajudam nessa gestão:

  • Runrunit
  • Operand

Além desses, tem o Artia, que não usei efetivamente para opinar, mas vi que ele tem o Gantt e contador de tempo.

Se você quiser uma planilha básica para ajudar você na precificação de serviços, clique aqui!

Ficou com alguma dúvida ou tem alguma consideração? Escreva nos comentários. o/

O Diagrama do Gantt Project

O diagrama de Gantt

O diagrama de Gantt é normalmente usado em gestão de projetos, para mais facilmente identificarmos o caminho crítico (aquele que, se uma tarefa atrasar, a entrega final extrapola o prazo), bem como a alocação de tempo de cada membro da equipe.

Ele é extremamente útil para mapear e acompanhar projetos com prazos que precisam ser cumpridos e vários envolvidos!

Usei muito em projetos de sites, como o descrito na palestra “O processo de projetos” que está aqui. 😉 Também coloquei exemplo na imagem abaixo!

Detalhe que é um projeto de site em 2014, então muito do que temos otimizado hoje não tínhamos na época, ok? Fazíamos muito desenvolvimento na unha e estávamos começando a usar o recente (na época) framework bootstrap!

Gerenciador de tarefas com Gantt

Existem vários gerenciadores de tarefas e programas que exibem esse relatório em diagrama de Gantt automaticamente baseado no tempo estimado daquela tarefa, data de início prevista e prazo previsto.

O Runrunit é um deles, que uso! Artia e Operand também possuem algo bem parecido, que ajuda a visualizar os tempos ocupados e ociosos em pauta.

Mesmo para visualizar tarefas curtinhas, esse relatório é bem útil para identificar a disponibilidade (ou não) sua e de sua equipe ao longo dos dias, semanas e meses. O MS Project também exibe este diagrama.

O programa gratuito Gantt Project

Você pode fazer o seu manualmente o seu diagrama de gantt através do programa gratuito GanttProject. Acesse o site abaixo!

https://www.ganttproject.biz/

Organograma Funcional em Agências de Marketing Digital

O Organograma Funcional em Agências de Marketing Digital é muito importante de existir, e você vai entender.

Continue lendo, também inseri um modelo de organograma para agências de marketing digital e performance mais abaixo! :)

O Que é e Para que Serve

O Organograma Funcional é um diagrama feito para indicar as responsabilidades e atividades de acordo com cada cargo na organização.

Ele não representa as relações hierárquicas necessariamente.

Os Problemas em Não Ter um Atualizado

Há agências que não fazem esse mapeamento, ou não o deixa atualizado. E, por isso e por não fazer também alguma outra ação substituta, claramente é perceptível a confusão e até a sensação de falta de pertencimento da equipe.

É um problema maior do que parece! ⚠️

Sem desenhar e distribuir com todos, é mais difícil os colaboradores terem clareza pelo o que são cobrados, um problema comum em pequenas empresas onde uma pessoa faz várias atividades diferentes.

E não queremos crises de identidade, desmotivação e problemas de “quem é que vai fazer?”!

Benefícios do Organograma Funcional em Agências

Entenda por que é importante você desenvolver um organograma funcional para a agência de marketing digital ou performance que você atua:

  • ✅ É um meio de todos conhecerem a estrutura organizacional
  • ✅ As informações centralizadas favorecem a visão completa do negócio
  • ✅ As mesmas nomenclaturas podem ser usadas nos processos, facilitando as consultas e a solução de problemas
  • ✅ Facilita o trabalho em equipe

As únicas desvantagens de fazer o organograma funcional que visualizo, é a necessidade de mantê-lo atualizado (com a equipe toda também, ok?), destrinchar pessoas multi-funções, e há quem diga que pode criar conflito devido às divisões e identificação das lideranças.

Eu não vejo problema, acho que isso poderia ser resolvido de outras formas.

Modelo de organograma funciona de agência de marketing digital ou performance

Veja um modelo que pode ser usado como referência para a elaboração do seu:

Como fazer organograma funcional de uma agência de marketing digital ou performance

Siga o passo a passo abaixo:

  1. Separe as funções de cada colaborador (mesmo que você tenha pessoas que assumem diversos cargos)
  2. Identifique os líderes de cada setor e os níveis hierárquicos por cores
  3. Insira o mais importante primeiro e desça até as partes operacionais
  4. Valide o documento com o setor administrativo e gestores de cada equipe e ajustem o que for necessário, para divulgar à equipe.

Faça o organograma funcional com a sua equipe, apresente à todos e conta aqui os resultados. ;)

O que é MVP… De uma forma diferente

O que é MVP? É algo que pode mudar a sua vida, como guinou a minha, se usado como lifestyle. 🥰🚀

Além de um termo bem conhecido em Startups e Gerenciamento de Projetos Digitais, MVP é uma metodologia eficiente pra você começar a pôr logo em prática os seus projetos, inclusive pessoais, daqui pra frente… Você vai entender! 👇

O que é MVP?

MVP é a sigla de Minimum Viable Product que significa PRODUTO MÍNIMO VIÁVEL. Também, significa Most Valuable Player (termo da NBA de jogador mais valioso da liga norte-americana de basquete).

O produto pode ser um site, um aplicativo, ou mesmo um serviço ou algo físico.

No MVP, o produto deve ter o mínimo de recursos possíveis aplicados e manter a sua função de solucionar o problema para o qual foi criado.

Veja a essa imagem e vai ser muito mais fácil pra visualizar na prática o que é MVP 😂.

Uma expressão em inglês, fala: “if it works, it’s not dumb”. Na tradução fica:

“Se funciona, não é burrice.”

Concorda? Eu, sim! 

Para que serve MVP?

A principal intenção de fazer um MVP é lançar, o quanto antes, uma primeira versão de um produto funcional para o uso das pessoas.

Dessa forma, veremos mais rapidamente a reação delas, saberemos a aceitação e se ele funciona mesmo. 🤳

Analisando os relatos e usos do usuário final dessa  versão essencial, podemos, na fase inicial de um projeto, já desenvolver algo melhor e um pouco mais completo em seguida. Ou, cancelar tudo se tiver sido um desastre, economizando tempo e dinheiro. ⏳💸

Uma máxima de usabilidade é dito pelo famoso autor do livro da área, “Não me faça pensar”, Steve Krug:

“É mais fácil e menos caro consertar problemas de usabilidade no início.”

A frase foi usada no livro “Descomplicado Coisas que Parecem Complicadas” sobre aplicar testes de usabilidade em sites em desenvolvimento. Estes testes devem ser feitos com pessoas que não fazem parte da equipe do projeto.

Usei essa frase também na palestra sobre UX/Experiência do usuário para o conexão Kinghost que está neste link.

A lição que Steve Krug traz, endossa o MVP: Não espere ter algo completo para ver se funciona com outras pessoas, pois, o custo e tempo depois para corrigir, será muito maior.

Diferença entre MVP e Prototipagem

Importante ressaltar que, no caso de MVP, o produto não é um protótipo, é uma versão essencial e inicial de um projeto ou fase! 😉

Para quem trabalha com projetos digitais e outros e conhece prototipagem, entenda que MVP é além de um protótipo.

Você pode ter um protótipo para lançar um MVP, e o MVP terá que estar realmente funcional e publicado para uso final.

Note na imagem o que é MVP: inicialmente um carro é representado por um skate, não por um pedaço do carro, pois o pedaço de carro não anda.

Todas as versões do MVP, desde a primeira super simples, foi possível se locomover com controle sobre rodas – que é a função essencial do produto final. 

MVP na prática com exemplos pessoais

Pessoalmente comecei a fazer do MVP como um estilo de vida, para não deixar de executar as ideias mesmo que elas estivessem incompletas.

MVP deste Site e Blog

Um exemplo é este meu próprio site. Ele foi sendo completado em conteúdo, organização e layout ao longo do tempo.

Sempre deixei a estética por último e não foquei muito nisso ou me dei por satisfeita — mas conscientemente escolhi começar a publicar mesmo com uma cara imperfeita, sem categorias definidas e sem portfólio, em 2012.

De lá pra cá, ele já monetizou legal através de publicidade aqui no blog, além de ter me aberto boas oportunidades profissionais e de parcerias (se quer saber mais sobre isso, comente “quero monetizar”).

Desprender do meu perfeccionismo de querer definir embasadamente tudo de algo grande e complexo antes de publicar, foi uma guinada positiva e mudança na minha vida.

Entenda, eu sempre tenho muitas ideias e elas morriam no papel quando chegavam em partes mais trabalhosas. Desistia antes de começar de verdade, sabe?

É desmotivante você ver o trabalho que dará, podendo dar tudo errado, sem sentir ainda qualquer gosto de sucesso ou ter uma ideia prática se funcionará…

Depois de dedicar muito tempo projetando e desenhando um site perfeito do zero, publiquei o site WordPress com um template existente, fui fazendo posts bem específicos das soluções a problemas que eu encontrava nas minhas atividades e pesquisava sobre (principalmente em desenvolvimento web), e comecei a ver Resultado através de visitas ao meu site.

MVP até no SEO

Essas visitas ao meu site vieram pelas estratégias básicas que apliquei de SEO (otimizações pra mecanismos de busca). Admito que, até isso, foi um “MVP”: eu não parei pra fazer um estudo profundo de palavras-chave de cada post — eu sabia que não faria isso naquele momento, meu tempo era escasso e focado em resolver os problemas sobre os quais eu escrevia rapidamente.

Na prática, naquele momento: OU eu fazia posts com o conhecimento tácito de SEO que eu tinha, OU não postava. O essencial que eu aplicava já me tornava encontrável nos mecanismos de busca.

Se me ocupasse tempo demais, não valeria a pena naquele momento, e o quanto antes o material estivesse no ar, mais rápido eu começaria a ganhar financeiramente com publicidade e visibilidade profissional.

Além de tudo, na internet, temos a possibilidade de mudar e ampliar um conteúdo após ele ser postado em um site, muito facilmente (normalmente). Então, naturalmente, quando tinha mais tempo, melhorava as publicações, começando pelas que eram mais populares.

Outros exemplos meus de MVP

Tenho vários outros exemplos pessoais que só existem porque comecei com o básico, antes do que originalmente planejava.

O site My Café Recipes é um deles que funciona de forma essencial e simples, já teve melhorias e, até hoje, tem uma lista de complementos a fazer. Ele está já há 4 anos trazendo rendimentos com publicidade.

O experimenteieresenhei também.

Entre outros… 😄

Os benefícios do MVP lifestyle

A exemplo deste meu site e blog, fazer as publicações solucionando problemas que eu encontrava e começar a ver as visitas chegando ao meu site pelo Google, foi motivador. Uma prova de que estava funcionando. 🙌

Além disso, até me gerou uma pressão positiva em continuar e melhorar mais o site agora que via meu trabalho como uma utilidade e estando público e cada vez mais visto.

Vejo uma ligação de o que é MVP com uma conhecida frase do ex-presidente dos EUA, Theodore Roosevelt:

“Faça o que você pode com o que você tem no lugar que você está.”

É nesse sentido que adoto como um estilo de vida.

Murilo Gun publicou um vídeo massa do trecho de uma palestra sobre colecionar inputs (informações) X usá-los na prática:

Ponha em prática o seu projeto ao invés de ficar buscando a perfeição eterna. Ouse começar com o que você já tem de útil.

Considerações sobre várias MVPs e foco

Importante lembrarmos o que é MVP: é uma versão inicial funcional, com o essencial. Sendo melhorado e ampliado, o projeto deve ter um potencial muito maior.

Cuidado pra não criar vários MVPs, perder o foco e talvez desperdiçar um grande projeto de atingir o seu potencial máximo.

Lembre-se que, normalmente, 80% dos nossos rendimentos são provenientes de 20% dos nossos produtos/serviços (conforme a Lei de Pareto, se quiser pesquisar mais sobre). 🧐

Saber qual o seu produto/serviço estrela e vaca leiteira é essencial para destinar o seu foco no que é mais rentável (pesquise sobre Matriz BCG se quiser entender mais sobre isso).

Ótima coisa para se ler agora nessa pandemia, né? 😉

Você possui projetos engavetados?

O que falta para começar? 🚀

DEIP: Diagrama de escopo e interface do processo

O DEIP é um diagrama em que apresentamos: atividade, emissor, receptor e entregas associados ao processo de um setor em uma empresa.

Exemplos de DEIP

Existem vários tipos de diagramas de escopo e interface do processo, que vai variar de acordo com as necessidades, mercado e complexidade das atividades.

A primeira vez que vi um, em 2017, eu estava gerenciando a equipe externa de consultoria em gestão de projetos agência de marketing digital que eu atuava – e eu também fiz parte do seu desenvolvimento. Iniciamos com a construção do brown paper para identificar gargalos junto à equipe, para depois elaborarmos o DEIP / Diagrama de escopo e interface do processo dos fluxos melhorados.

Foi amor à primeira vista… Tudo faz sentido e fica clara a ligação entre os setores, o fluxo do início ao fim de cada atividade e quem emite o quê pra quem. A partir daí, “basta” implantar normas e procedimentos detalhados para cada uma das entregas e auditar se o processo está sendo corretamente seguido.

Assim, damos um grande passo para uma empresa organizada e com qualidade maior nas entregas – devido à padronização em um documento centralizado, que, ao ser sempre consultado e seguido, gera repetidos resultados similares e facilita a replicação em larga escala de uma modificação para testes de alterações para otimizações.

O modelo original de DEIP que me foi apresentado e mais uso, tem a seguinte estrutura:

Setor Comercial – Processo 1: Prospecção de contatos frios

Exemplo de início do DEIP de um processo de prospecção de leads frios pela equipe comercial em uma empresa de marketing digital.

Acho útil, a depender do caso:

  • Adicionar uma coluna de “Responsável” quando trata-se de um setor com diferentes cargos. Afinal, nem sempre o emissor ou receptor são o responsável da tarefa. A outra possibilidade, é criar uma tabela para cada cargo – o que, na minha opinião, fica menos prático na maioria dos casos.
  • Adicionar links das atividades diretamente para o documento de instrução do procedimento único, ou o modelo de tarefa no sistema de gerenciamento de pauta.

Considerações sobre DEIPs

Embora hajam N metodologias, cada uma com seus embasamentos e características, acredito sempre que o “certo” vai ser a melhor opção para aquele negócio naquele momento – e raramente a resposta será a mesma sempre. Logo, adaptações para melhorar o nosso uso vejo sempre como bem-vindas.

Afinal, otimização é isso, não é mesmo?

 

Heatmap: O que é e como usar em sites

Você trabalha com marketing digital / web sites, já deve ter ouvido falar na palavra Heatmap. Mas você sabe o que é e para que funciona?

O Heatmap é uma palavra em inglês que significa, literalmente, mapa de calor.

O que é heatmap ou  mapa de calor?

É um gráfico que mostra a intensidade frequência em determinadas áreas, através de uso de cores.

A área de maior concentração fica vermelha, e a de menor, azul, até ficar transparente – que significa sem interação.

Na Intermídias, agência especializada em inbound marketing, usamos o heatmap para analisar como é feita a navegação de um usuário em um web site, principalmente quando ele é novo para nós. Após isso, fazemos tentativas de melhorias através de mudanças no layout, para fazer novos testes com mapas de calor.

Como o heatmap funciona?

Adicionamos um código no site a ser analisado, de uma ferramenta que passará a armazenar o movimento do cursor do mouse feito pelos visitantes, e as suas interações, como rolar a tela ou clicar.

A ferramenta juntará esses dados de vários usuários, e montará um gráfico com a página onde poderemos ver, em vermelho, as áreas de maior concentração de interação, e indo até o azul as áreas de menor interação.

Para que serve o heatmap?

Com esses dados, podemos entender, com detalhes, como a maioria dos usuários interagem com a página. Assim, temos informação que pode nos ajudar a melhorar algo na interface.

Como +descobrir quais áreas do site precisamos mudar para darmos mais atenção a itens estratégicos, como o link pro formulário de contato para ele solicitar orçamento, por exemplo.

Heatmap gratuito para o seu site

Uma ferramenta online popular para gerar heatmap gratuito pro seu site (até um limite), é a Hotjar.

Basta você realizar um cadastro gratuito e inserir o código de acompanhamento no seu site, para ele começar a armazenar as atividades dos visitantes e montar o mapa de calor da sua página a ser analisada!

 

Checklist: quando usar, como fazer e porque eu ❤️!

Checklist! ❤️

No dia a dia do trabalho, constantemente, ao entregar uma tarefa, você fica com a sensação de que pode estar se esquecendo de alguma coisa? ⚠️

Então veja…

Por que fazer checklists

Não tem porque ficar ocupando a mente pensando se está faltando algo, ou cometer um mesmo erro mais de uma vez – Isso é sinal de que algo diferente precisa ser feito. 😉

A otimização solucionadora em seu processo de trabalho, pode ser um procedimento simples como a construção de uma lista de checagem!

Muita gente pensa “sim, adoro checklists”, mas vejo pouca gente usando (não sei o porquê) ou aproveitando bem o seu potencial.

Checklist é algo tão útil e simples que eu quis mostrar pro mundo desenvolvendo esse mini manual prático de como fazer checklists!

Confira os tópicos:

Quando fazer um checklist

Resposta curta:

Se você fará uma tarefa longa ou complexa por mais do que duas vezes, crie um checklist! ✅

Resposta detalhada:

Faça um checklist quando ocorre ao menos um desses casos:

  • Determinada tarefa é dada como concluída constantemente incorreta ou incompleta;
  • Há uma insegurança e preocupação constante se todos os elementos necessários foram feitos na entrega;
  • A tarefa é longa, precisa de vários dias ou meses até ser concluída. Com o passar do tempo, se algo não está escrito, pode e provavelmente será esquecido em algum momento;
  • A tarefa é complexa, ou seja, precisa passar por muitos procedimentos (quer um número? Mais de 10 ações) diferentes para ser dada como concluída;
  • A tarefa é realizada colaborativamente ou passará por diferentes responsáveis em diferentes momentos. O checklist aqui ajuda a todos saberem o que falta no total/em qual etapa está o trabalho.

Os 2 tipos de checklists gerais para tarefas rotineiras

Na minha experiência de trabalho na gestão de projetos digitais, realizando otimização de processos, documentação de instruções de trabalho, modelos de documentos e de tarefas (com checklists :), percebi que, neste meio e em geral, temos dois tipos de checklists abrangentes e binários (representa só a situação “sim” ou “não”)  para dois objetivos principais que nomeio assim:

  1. O checklist de processo
  2. O checklist de validação

A) O checklist de processo

Serve como uma instrução de trabalho em etapas ordenadas.

O objetivo é instruir como fazer a tarefa e simultaneamente mostrar em que estágio de desenvolvimento ela está.

Exemplo de checklist de processo

Passo a passo de como fazer a tarefa mensal “Elaborar Briefing de Conteúdo para Post em Blog/Site”:

  1. Duplicar o documento “Briefing de Conteúdo para Post em Blog/Site – {Mês}/{Ano} (MODELO) | {Nome da Empresa}” no Google Drive, abrindo o documento e indo em “Abrir”->”Fazer uma cópia…”;
  2. Renomear “Nome da empresa” para o nome do cliente e remover a palavra “(MODELO)” do título;
  3. Mover para a pasta respectiva do cliente e do mês da produção;
  4. Preencher todos os campos do documento;
  5. Atualizar o sumário do documento (clicar na seta “Atualizar sumário”) e formatá-lo em lista:
  6. Transferir tarefa, no gerenciador de tarefas, para o Gerente de Projetos revisar e aprovar;
  7. Enviar documento aprovado internamente anexado por e-mail para o cliente realizar aprovação final.

Note como todos os itens começam com o verbo no infinitivo. Isso é proposital para indicar uma ação que precisa ser ser executada (Duplicar, Renomear, Transferir, Aprovar…). Outra possibilidade, é escrever o verbo de forma imperativa. Ficaria: Duplique, Renomeie, Transfira, Aprove.

Dificilmente será possível realizar a entrega desta tarefa sem passar por todos os passos, ou fazer elas fora de ordem. Cada item é dependente e subsequente ao anterior, criando uma cadeia de atividades que resultam na tarefa em si.

B) O checklist de validação

Serve para pontualmente verificar se determinados itens de uma tarefa foi feito.

O objetivo é checar se procedimentos primordiais foram feitos em uma entrega ou se ela tem características exigidas.

Exemplo de checklist de validação

Na criação de sites, podemos fazer um “checklist de validação” dos itens que podem ser facilmente esquecidos e mesmo assim a tarefa ser entregue:

  1. O site está visível por mecanismos de vista (não está oculto em uma configuração do WordPress ou similar);
  2. Tag do Google Analytics foi inserida em todas as páginas (através do arquivo “header” ou similar);
  3. Tag do Google Ads foi inserida na(s) página(s) de conversão;
  4. A página de resultados de busca do site está funcionando corretamente;
  5. O robots.txt foi inserido;
  6. A página de erro 404 foi realizada e revisada.

Esta lista, como é verificada na entrega da tarefa, pode ser ordenada com os itens mais importantes no topo, para que a validação comece por eles.

Perceba como aqui, ao marcar um item, estou literalmente afirmando que foi feito o que está escrito. A lógica aqui é mais dizer “sim, é verdade, essa frase é verdade” e a tarefa estará de verdade completa quando todas as verdades confirmadas.

Outro detalhe neste tipo de checklist de validação: A tarefa mais facilmente pode ser entregue incompleta, pois a validação dos itens dessa lista em específico, não impede um site de estar no ar.

Como fazer um checklist, afinal?

O que basicamente você precisa fazer, é documentar ordenadamente as ações necessárias para uma tarefa ser completada (corresponde ao “A) Checklist de processo”) OU realizar uma lista com as características essenciais que o trabalho pronto precisa ter (corresponde ao “B) Checklist de validação”).

Veja esse passo a passo/checklist para você já poder aplicar na sua próxima tarefa recorrente e montar a sua própria lista de checagem ;)

  1. Abra um documento, preferencialmente online para poder consultar de qualquer lugar e referenciá-lo com um link quando precisar. Recomendação? Google Docs!
  2. Escreva, à medida que você for fazendo a tarefa, na ordem da execução, os passos essenciais a ser feitos até ter ela completa. OU, anote quais critérios devem ser seguidos de acordo com o que preferir:
    1. Checklist de processo: Use verbo no infinitivo no início de cada item. Ex: “Inserir tag”; “Desocultar site dos mecanismos de busca”….
    2. Checklist de validação: Escreva, de forma afirmativa e como deve ficar, com verbos no passado: “tags inseridas”; “opção de ocultar site no WordPress desmarcada”
  3. Inclua esse checklist à demanda/ao ticket na ferramenta de gestão de tarefas que você utiliza. Se você não usa um gestor de tarefas, experimente uma planilha online do Google. Ela tem a função de adicionar checklists binários agora :) Ou use tachado/riscado nos documentos normais mesmo, para passar um traço em cima (atalho: ALT+SHIFT+5 nos Documentos Google) quando concluir algo! O importante é ter um local onde você possa “tickar” cada item, e saiba sempre onde está o seu checklist quando precisar dele!
  4. Realize todos os itens do checklist durante a execução da tarefa OU após a “conclusão” (vai depender do estilo de checklist que você fez).

Dicas de organização

Padronizar procedimentos facilitará posteriores buscas suas ou da sua equipe! Então:

  • Crie um documento para cada instrução/checklist e com um nome coerente e amigável para poder encontrar depois. Ex: “Publicar web site – Checklist”
  • Centralize todos os documentos em um mesmo local. Ex: uma pasta do Google Drive compartilhada com a sua equipe, um modelo de projeto replicável em seu gerenciador de tarefas.

Modelos de checklists para inspiração

Próximo passo: personalizar e otimizar! \o/

O universo de checklists é muito extenso. Existem vários tipos, muitos que são muito mais complexos do que uma lista ordenada.

Use como inspiração e perceba como cada segmento de mercado faz a sua adaptação e otimização, deixando o checklist mais detalhado e eficiente para cada aplicação a que é destinado.

Um modelo de checklist gráfico para avaliar quais partes do carro estão intactas, e quais estão com avarias (fonte):

 

Um para inspecionar 7 extintores de um determinado ambiente, com uma lista minuciosa de itens para checar em cada um (fonte):

 

Ao mesmo tempo, encontramos uma lista de checagem mais genérica de combate a incêndio, menor que a anterior, mas que inclui checagem de extintores e mais outros itens (fonte):

 

E, indo para o marketing digital, este checklist de diferentes etapas com as orientações da correta execução de cada uma delas para um bom ranqueamento em SEO de publicações em um blog/site, de forma ordenada enumeradamente:

Fonte: pardot.com/blog/essential-seo-checklist/

Porque eu amo checklist…

Se você leu tudo isso, já me entendeu! Se você ainda não ama, provavelmente é porque ainda não começou a usar. :)

Brincadeiras à parte, o motivo resumidamente: Detesto cometer um erro, mas cometer duas vezes o mesmo erro… é, no mínimo, frustrante.

Eu amo checklists porque, além de eles nos auxiliar a prevenir erros, possibilitam a padronização e constância da qualidade nas entregas!

Por que motivo você não usaria checklists?