Checklist: quando usar, como fazer e porque eu ❤️!

Resumo: No dia a dia do trabalho, constantemente, ao entregar uma tarefa, você fica com a sensação de que pode estar se esquecendo de alguma coisa? Então leia isso!

Checklist! ❤️

No dia a dia do trabalho, constantemente, ao entregar uma tarefa, você fica com a sensação de que pode estar se esquecendo de alguma coisa? ⚠️

Então veja…

Por que fazer checklists

Não tem porque ficar ocupando a mente pensando se está faltando algo, ou cometer um mesmo erro mais de uma vez – Isso é sinal de que algo diferente precisa ser feito. 😉

A otimização solucionadora em seu processo de trabalho, pode ser um procedimento simples como a construção de uma lista de checagem!

Muita gente pensa “sim, adoro checklists”, mas vejo pouca gente usando (não sei o porquê) ou aproveitando bem o seu potencial.

Checklist é algo tão útil e simples que eu quis mostrar pro mundo desenvolvendo esse mini manual prático de como fazer checklists!

Confira os tópicos:

Quando fazer um checklist

Resposta curta:

Se você fará uma tarefa longa ou complexa por mais do que duas vezes, crie um checklist! ✅

Resposta detalhada:

Faça um checklist quando ocorre ao menos um desses casos:

  • Determinada tarefa é dada como concluída constantemente incorreta ou incompleta;
  • Há uma insegurança e preocupação constante se todos os elementos necessários foram feitos na entrega;
  • A tarefa é longa, precisa de vários dias ou meses até ser concluída. Com o passar do tempo, se algo não está escrito, pode e provavelmente será esquecido em algum momento;
  • A tarefa é complexa, ou seja, precisa passar por muitos procedimentos (quer um número? Mais de 10 ações) diferentes para ser dada como concluída;
  • A tarefa é realizada colaborativamente ou passará por diferentes responsáveis em diferentes momentos. O checklist aqui ajuda a todos saberem o que falta no total/em qual etapa está o trabalho.

Os 2 tipos de checklists gerais para tarefas rotineiras

Na minha experiência de trabalho na gestão de projetos digitais, realizando otimização de processos, documentação de instruções de trabalho, modelos de documentos e de tarefas (com checklists :), percebi que, neste meio e em geral, temos dois tipos de checklists abrangentes e binários (representa só a situação “sim” ou “não”)  para dois objetivos principais que nomeio assim:

  1. O checklist de processo
  2. O checklist de validação

A) O checklist de processo

Serve como uma instrução de trabalho em etapas ordenadas.

O objetivo é instruir como fazer a tarefa e simultaneamente mostrar em que estágio de desenvolvimento ela está.

Exemplo de checklist de processo

Passo a passo de como fazer a tarefa mensal “Elaborar Briefing de Conteúdo para Post em Blog/Site”:

  1. Duplicar o documento “Briefing de Conteúdo para Post em Blog/Site – {Mês}/{Ano} (MODELO) | {Nome da Empresa}” no Google Drive, abrindo o documento e indo em “Abrir”->”Fazer uma cópia…”;
  2. Renomear “Nome da empresa” para o nome do cliente e remover a palavra “(MODELO)” do título;
  3. Mover para a pasta respectiva do cliente e do mês da produção;
  4. Preencher todos os campos do documento;
  5. Atualizar o sumário do documento (clicar na seta “Atualizar sumário”) e formatá-lo em lista:
    sumario
  6. Transferir tarefa, no gerenciador de tarefas, para o Gerente de Projetos revisar e aprovar;
  7. Enviar documento aprovado internamente anexado por e-mail para o cliente realizar aprovação final.

Note como todos os itens começam com o verbo no infinitivo. Isso é proposital para indicar uma ação que precisa ser ser executada (Duplicar, Renomear, Transferir, Aprovar…). Outra possibilidade, é escrever o verbo de forma imperativa. Ficaria: Duplique, Renomeie, Transfira, Aprove.

Dificilmente será possível realizar a entrega desta tarefa sem passar por todos os passos, ou fazer elas fora de ordem. Cada item é dependente e subsequente ao anterior, criando uma cadeia de atividades que resultam na tarefa em si.

B) O checklist de validação

Serve para pontualmente verificar se determinados itens de uma tarefa foi feito.

O objetivo é checar se procedimentos primordiais foram feitos em uma entrega ou se ela tem características exigidas.

Exemplo de checklist de validação

Na criação de sites, podemos fazer um “checklist de validação” dos itens que podem ser facilmente esquecidos e mesmo assim a tarefa ser entregue:

  1. O site está visível por mecanismos de vista (não está oculto em uma configuração do WordPress ou similar);
  2. Tag do Google Analytics foi inserida em todas as páginas (através do arquivo “header” ou similar);
  3. Tag do Google Ads foi inserida na(s) página(s) de conversão;
  4. A página de resultados de busca do site está funcionando corretamente;
  5. O robots.txt foi inserido;
  6. A página de erro 404 foi realizada e revisada.

Esta lista, como é verificada na entrega da tarefa, pode ser ordenada com os itens mais importantes no topo, para que a validação comece por eles.

Perceba como aqui, ao marcar um item, estou literalmente afirmando que foi feito o que está escrito. A lógica aqui é mais dizer “sim, é verdade, essa frase é verdade” e a tarefa estará de verdade completa quando todas as verdades confirmadas.

Outro detalhe neste tipo de checklist de validação: A tarefa mais facilmente pode ser entregue incompleta, pois a validação dos itens dessa lista em específico, não impede um site de estar no ar.

Como fazer um checklist, afinal?

O que basicamente você precisa fazer, é documentar ordenadamente as ações necessárias para uma tarefa ser completada (corresponde ao “A) Checklist de processo”) OU realizar uma lista com as características essenciais que o trabalho pronto precisa ter (corresponde ao “B) Checklist de validação”).

Veja esse passo a passo/checklist para você já poder aplicar na sua próxima tarefa recorrente e montar a sua própria lista de checagem ;)

  1. Abra um documento, preferencialmente online para poder consultar de qualquer lugar e referenciá-lo com um link quando precisar. Recomendação? Google Docs!
  2. Escreva, à medida que você for fazendo a tarefa, na ordem da execução, os passos essenciais a ser feitos até ter ela completa. OU, anote quais critérios devem ser seguidos de acordo com o que preferir:
    1. Checklist de processo: Use verbo no infinitivo no início de cada item. Ex: “Inserir tag”; “Desocultar site dos mecanismos de busca”….
    2. Checklist de validação: Escreva, de forma afirmativa e como deve ficar, com verbos no passado: “tags inseridas”; “opção de ocultar site no WordPress demarcada”
  3. Inclua esse checklist à demanda/ao ticket na ferramenta de gestão de tarefas que você utiliza. Se você não usa um gestor de tarefas, experimente uma planilha online do Google. Ela tem a função de adicionar checklists binários agora :) Ou use tachado nos documentos normais mesmo, para passar um traço em cima (atalho: ALT+SHIFT+5 nos Documentos Google) quando concluir algo! O importante é ter um local onde você possa “tickar” cada item, e saiba sempre onde está o seu checklist quando precisar dele!
  4. Realize todos os itens do checklist durante a execução da tarefa OU após a “conclusão” (vai depender do estilo de checklist que você fez)!

Dicas de organização

Padronizar procedimentos facilitará posteriores buscas suas ou da sua equipe! Então:

  • Crie um documento para cada instrução/checklist e com um nome coerente e amigável para poder encontrar depois. Ex: “Publicar web site | Instrução de Trabalho”
  • Centralize todos os documentos em um mesmo local. Ex: uma pasta do Google Drive compartilhada com a sua equipe, um modelo de projeto replicável em seu gerenciador de tarefas.

Modelos de checklists para inspiração

Próximo passo: personalizar e otimizar! \o/

O universo de checklists é muito extenso. Existem vários tipos, muitos que são muito mais complexos do que uma lista ordenada.

Use como inspiração e perceba como cada segmento de mercado faz a sua adaptação e otimização, deixando o checklist mais detalhado e eficiente para cada aplicação a que é destinado.

Um modelo de checklist gráfico para avaliar quais partes do carro estão intactas, e quais estão com avarias (fonte):

checklist-grafico-carro

 

Um para inspecionar 7 extintores de um determinado ambiente, com uma lista minuciosa de itens para checar em cada um (fonte):

checklist-extintor

 

Ao mesmo tempo, encontramos uma lista de checagem mais genérica de combate a incêndio, menor que a anterior, mas que inclui checagem de extintores e mais outros itens (fonte):

Check-list-de-Prevenção-a-Incêndio

 

E, indo para o marketing digital, este checklist de diferentes etapas com as orientações da correta execução de cada uma delas para um bom ranqueamento em SEO de publicações em um blog/site, de forma ordenada enumeradamente:

checklist-seo-content

Fonte: pardot.com/blog/essential-seo-checklist/

Porque eu amo checklist…

Se você leu tudo isso, já me entendeu! Se você ainda não ama, provavelmente é porque ainda não começou a usar. :)

Brincadeiras à parte, o motivo resumidamente: Detesto cometer um erro, mas cometer duas vezes o mesmo erro… é, no mínimo, frustrante.

Eu amo checklists porque, além de eles nos auxiliar a prevenir erros, possibilitam a padronização e constância da qualidade nas entregas!

Por que motivo você não usaria checklists?