DEIP: Diagrama de escopo e interface do processo

O DEIP é um diagrama em que apresentamos: atividade, emissor, receptor e entregas associados ao processo de um setor em uma empresa.

Exemplos de DEIP

Existem vários tipos de diagramas de escopo e interface do processo, que vai variar de acordo com as necessidades, mercado e complexidade das atividades.

Figura. Exemplo de fluxograma de uma atividade dentro do processo de compras mapeado. A partir dele são encontradas as desconexões e oportunidades.diagrama-de-escopo

A primeira vez que vi um, em 2017, eu estava gerenciando a equipe externa de consultoria em gestão de projetos agência de marketing digital que eu atuava – e eu também fiz parte do seu desenvolvimento. Iniciamos com a construção do brown paper para identificar gargalos junto à equipe, para depois elaborarmos o DEIP / Diagrama de escopo e interface do processo dos fluxos melhorados.

Foi amor à primeira vista… Tudo faz sentido e fica clara a ligação entre os setores, o fluxo do início ao fim de cada atividade e quem emite o quê pra quem. A partir daí, “basta” implantar normas e procedimentos detalhados para cada uma das entregas e auditar se o processo está sendo corretamente seguido.

Assim, damos um grande passo para uma empresa organizada e com qualidade maior nas entregas – devido à padronização em um documento centralizado, que, ao ser sempre consultado e seguido, gera repetidos resultados similares e facilita a replicação em larga escala de uma modificação para testes de alterações para otimizações.

O modelo original de DEIP que me foi apresentado e mais uso, tem a seguinte estrutura:

Setor Comercial – Processo 1: Prospecção de contatos frios

deip-diagrama-de-escopo-interface-do-processo

Exemplo de início do DEIP de um processo de prospecção de leads frios pela equipe comercial em uma empresa de marketing digital.

Acho útil, a depender do caso:

  • Adicionar uma coluna de “Responsável” quando trata-se de um setor com diferentes cargos. Afinal, nem sempre o emissor ou receptor são o responsável da tarefa. A outra possibilidade, é criar uma tabela para cada cargo – o que, na minha opinião, fica menos prático na maioria dos casos.
  • Adicionar links das atividades diretamente para o documento de instrução do procedimento único, ou o modelo de tarefa no sistema de gerenciamento de pauta.

Considerações sobre DEIPs

Embora hajam N metodologias, cada uma com seus embasamentos e características, acredito sempre que o “certo” vai ser a melhor opção para aquele negócio naquele momento – e raramente a resposta será a mesma sempre. Logo, adaptações para melhorar o nosso uso vejo sempre como bem-vindas.

Afinal, otimização é isso, não é mesmo?