Como Criar Tarefas no Runrunit a partir de Eventos no Google Agenda

Saiba como automatizar o processo para que, 6 ou 15 minutos antes do início de um evento no seu Google Agenda, automaticamente seja registrada uma tarefa na sua conta do Runrunit! Útil quando você possui reuniões constantes e precisa registrar as horas destinadas à elas no sistema.

  1. Entre em https://zapier.com e preencha os campos com seu e-mail, Primeiro, último nome e senha de sua escolha. Ou clique em “Sign Up With Google” para realizar o cadastro com uma conta Google sua (por exemplo, caso você tenha Gmail)
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  2. Após autenticado clique no botão do canto direito superior “Make a Zap!”.
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  3. Comece a digitar Google Calendar e clique no ícone do Google Agenda
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  4. Existem algumas opções de escolha de gatilho. Recomendo a “Event Start” para não serem criadas várias tarefas no Runrunit de reuniões que são posteriormente apagadas ou reagendadas. Com essa opção, podemos definir de a tarefa ser criada 15 minutos antes de um evento aceito começar, por exemplo. Acho a melhor opção de todas, pois se ele for apagado antes ou reagendado, nenhuma tarefa é criada no Runrunit. Clique no botão azul “Save+Continue”1-zapier.com-zapier
  5. Clique no botão azul “Connect”
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  6. Abrirá um pop-up (preste atenção se ele não foi bloqueado pelo seu navegador!) para que você autentique-se com a sua conta Google a qual quer puxar os eventos do Google Agenda. Escolha a sua conta, digite a sua senha e clique no botão azul “PERMITIR”
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  7. Após a conexão, a janela fechará e na outra aparecerá sua conta selecionada e o botão cinza “Test”. Clique no botão “Test”
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  8. Sendo o teste um sucesso, ele ficará verde e aparecerá a mensagem “Success!”. Agora, clique no botão azul “Save + Continue”:
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  9. Escolha a qual agenda você quer se conectar para coletar os eventos aceitos e criar tarefas no Runrunit a partir deles.
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  10. Em “Time Before” determine a quantidade do tempo quer que o evento seja disparado. Em Time Before (Unit) a unidade do tempo. O padrão é minutos. No exemplo abaixo, temos a configuração de disparar o gatilho 15 minutos antes do início de um evento.Você também pode preencher em “Search term” uma palavra para que o gatilho seja apenas disparado se o evento possui-la. É opcional.Estando tudo ok, clique no botão azul “Continue”
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  11. Sample
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  12. Cheque se há um evento recente criado (se não, crie um em seu Google Agenda para começar daqui a 30 minutos) e se as configurações resumidas na tela estão corretas. Clique em “Fetch & Continue”
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  13. “Test Successful”, clique em “Continue”
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  14. Selecione o Runrunit
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  15. Selecione “Create Task” para configurar a criação de uma nova tarefa de acordo com o gatilho do Google Calendar, e então clique no botão azul “Save+Continue”
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  16. Clique em “Connect” para conectar a sua conta do Runrunit
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  17. Abrirá um popup para que identifique-se na sua conta do Runrunit. Faça login.
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  18. Após fazer login, abrirá o dashboard do Runrunit. Feche o popup e clique de novo no botão azul “Connect” do passo 16. Clique em “Autorizar”
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  19. Clique em “Test”
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  20. Clique em “Save+Continue”20-runrunit-successful-save-continue
  21. Define qual será o título da tarefa do runrunit. Minha sugestão é pegar o Summary do evento do Google Agenda, o que corresponde ao título do mesmo.
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  22. Descrição pegue “Description” do Google Agenda
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  23. Preencha os demais campos obrigatórios
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  24. Vai aparecer o botão azul “Continue” no final da página. Clique nele.
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  25. Clique em “Send test to runrunit”
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  26. Finish
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  27. Nomeie e ligue. Pronto!
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Sugestão de sempre checar o projeto “Reuniões” no Runrunit para mover as tarefas de forma coerente aos seus clientes associados.