Como Criar Tarefas no Runrunit a partir de Eventos no Google Agenda

Saiba como automatizar o processo para que, 6 ou 15 minutos antes do início de um evento no seu Google Agenda, automaticamente seja registrada uma tarefa na sua conta do Runrunit! Útil quando você possui reuniões constantes e precisa registrar as horas destinadas à elas no sistema.

  1. Entre em https://zapier.com e preencha os campos com seu e-mail, Primeiro, último nome e senha de sua escolha. Ou clique em “Sign Up With Google” para realizar o cadastro com uma conta Google sua (por exemplo, caso você tenha Gmail)
  2. Após autenticado clique no botão do canto direito superior “Make a Zap!”.
  3. Comece a digitar Google Calendar e clique no ícone do Google Agenda
  4. Existem algumas opções de escolha de gatilho. Recomendo a “Event Start” para não serem criadas várias tarefas no Runrunit de reuniões que são posteriormente apagadas ou reagendadas. Com essa opção, podemos definir de a tarefa ser criada 15 minutos antes de um evento aceito começar, por exemplo. Acho a melhor opção de todas, pois se ele for apagado antes ou reagendado, nenhuma tarefa é criada no Runrunit. Clique no botão azul “Save+Continue”
  5. Clique no botão azul “Connect”
  6. Abrirá um pop-up (preste atenção se ele não foi bloqueado pelo seu navegador!) para que você autentique-se com a sua conta Google a qual quer puxar os eventos do Google Agenda. Escolha a sua conta, digite a sua senha e clique no botão azul “PERMITIR”
  7. Após a conexão, a janela fechará e na outra aparecerá sua conta selecionada e o botão cinza “Test”. Clique no botão “Test”
  8. Sendo o teste um sucesso, ele ficará verde e aparecerá a mensagem “Success!”. Agora, clique no botão azul “Save + Continue”:
  9. Escolha a qual agenda você quer se conectar para coletar os eventos aceitos e criar tarefas no Runrunit a partir deles.
  10. Em “Time Before” determine a quantidade do tempo quer que o evento seja disparado. Em Time Before (Unit) a unidade do tempo. O padrão é minutos. No exemplo abaixo, temos a configuração de disparar o gatilho 15 minutos antes do início de um evento.Você também pode preencher em “Search term” uma palavra para que o gatilho seja apenas disparado se o evento possui-la. É opcional.Estando tudo ok, clique no botão azul “Continue”
  11. Sample
  12. Cheque se há um evento recente criado (se não, crie um em seu Google Agenda para começar daqui a 30 minutos) e se as configurações resumidas na tela estão corretas. Clique em “Fetch & Continue”
  13. “Test Successful”, clique em “Continue”
  14. Selecione o Runrunit
  15. Selecione “Create Task” para configurar a criação de uma nova tarefa de acordo com o gatilho do Google Calendar, e então clique no botão azul “Save+Continue”
  16. Clique em “Connect” para conectar a sua conta do Runrunit
  17. Abrirá um popup para que identifique-se na sua conta do Runrunit. Faça login.
  18. Após fazer login, abrirá o dashboard do Runrunit. Feche o popup e clique de novo no botão azul “Connect” do passo 16. Clique em “Autorizar”
  19. Clique em “Test”
  20. Clique em “Save+Continue”
  21. Define qual será o título da tarefa do runrunit. Minha sugestão é pegar o Summary do evento do Google Agenda, o que corresponde ao título do mesmo.
  22. Descrição pegue “Description” do Google Agenda
  23. Preencha os demais campos obrigatórios
  24. Vai aparecer o botão azul “Continue” no final da página. Clique nele.
  25. Clique em “Send test to runrunit”
  26. Finish
  27. Nomeie e ligue. Pronto!

Sugestão de sempre checar o projeto “Reuniões” no Runrunit para mover as tarefas de forma coerente aos seus clientes associados.

RunRunIt: Lembre de pausar tarefas com extensão do Chrome

É comum o esquecimento de dar pause nas tarefas do RunRunIt, deixando as horas da tarefa extrapolando o tempo real gasto nelas.

Isso é ruim para você, pois indica que demorou mais em uma atividade do que deveria, ou porque é necessário reduzir manualmente as horas depois. Isso pode ser um tanto trabalhoso.

Veja como instalar a extensão do Google Chrome do RunRunIt (oficial) que ajuda a periodicamente lembrar você sobre estar trabalhando em uma tarefa, e a pausar automaticamente no desligamento do seu computador!

Passo a passo para usar a extensão do RunRunIt

Dividido em:

  • A) Como instalar a extensão do RunRunIt
  • B) Como configurar a extensão do RunRunIt
  • C) Como usar a extensão do RunRunit

A) Como instalar a extensão do RunRunIt

  1. Acesse a extensão oficial do RunRunIt do navegador Google Chrome clicando aqui
  2. Clique em “+ Usar no Chrome” e confirme clicando em “Adicionar extensão”:

    A extensão será instalada.

B) Como configurar a extensão do RunRunIt

  1. Então, clique no ícone do RunRun.It que aparecerá no canto superior direito, e no botão “Settings Access”
  2. Você precisará preencher os alguns dados para iniciar o funcionamento:“App Key” solicitado é único em toda a empresa (veja como consegui-lo clicando aqui). Apenas os administradores tem acesso. Ele fica localizado no canto superior direito da página do usuário.
  3. “User Token” você precisa coletar na sua conta do RunRun.it
    Entre em seu perfil (passos 1 e 2 abaixo) e, no canto direito inferior, colete a informação que está em “Token do usuário” (passo 3):
  4. O botão “Reminder’s interval” determina qual intervalo de tempo você gostaria de ser notificado pelo navegador sobre estar ainda trabalhando na mesma tarefa.Por padrão, ele está em 30min. Ele notifica de x em x minutos enquanto você estiver com o play de uma tarefa ativo.
  5. O botão “Auto Pause/Resume” vem desligado por padrão. Ligue-o caso queira que a tarefa pause automaticamente caso você desligue seu computador.Importante que a própria extensão notifica que ela não funciona devidamente em alguns computadores. A sugestão deles é que você faça um teste dando play em uma tarefa, bloqueando o seu computador e retornando após aluns minutos para checar se o tempo contado na tarefa está correto!
  6. Clique em “Save”.  Agora, ao clicar no botão superior direito do RunRun.it no topo do navegador, aparecerão a suas tarefas.

C) Como usar a extensão do RunRunit

  1. Clique no ícone do play na tarefa que gostaria de iniciar:

    Aparecerá uma notificação no canto inferior direito informando que você está trabalhando na tarefa.
  2. Para pausá-la, clique em pause.

  3. Para entregá-la, clique no check “Complete”.

  4. Para ver as últimas 10 tarefas entregues, clique na aba “Complete”.

Prontinho! :)

Do lado de cá, deu tudo certo.

Qualquer dúvida, comenta!