DEIP: Diagrama de escopo e interface do processo

O DEIP é um diagrama em que apresentamos: atividade, emissor, receptor e entregas associados ao processo de um setor em uma empresa.

Exemplos de DEIP

Existem vários tipos de diagramas de escopo e interface do processo, que vai variar de acordo com as necessidades, mercado e complexidade das atividades.

A primeira vez que vi um, em 2017, eu estava gerenciando a equipe externa de consultoria em gestão de projetos agência de marketing digital que eu atuava – e eu também fiz parte do seu desenvolvimento. Iniciamos com a construção do brown paper para identificar gargalos junto à equipe, para depois elaborarmos o DEIP / Diagrama de escopo e interface do processo dos fluxos melhorados.

Foi amor à primeira vista… Tudo faz sentido e fica clara a ligação entre os setores, o fluxo do início ao fim de cada atividade e quem emite o quê pra quem. A partir daí, “basta” implantar normas e procedimentos detalhados para cada uma das entregas e auditar se o processo está sendo corretamente seguido.

Assim, damos um grande passo para uma empresa organizada e com qualidade maior nas entregas – devido à padronização em um documento centralizado, que, ao ser sempre consultado e seguido, gera repetidos resultados similares e facilita a replicação em larga escala de uma modificação para testes de alterações para otimizações.

O modelo original de DEIP que me foi apresentado e mais uso, tem a seguinte estrutura:

Setor Comercial – Processo 1: Prospecção de contatos frios

Exemplo de início do DEIP de um processo de prospecção de leads frios pela equipe comercial em uma empresa de marketing digital.

Acho útil, a depender do caso:

  • Adicionar uma coluna de “Responsável” quando trata-se de um setor com diferentes cargos. Afinal, nem sempre o emissor ou receptor são o responsável da tarefa. A outra possibilidade, é criar uma tabela para cada cargo – o que, na minha opinião, fica menos prático na maioria dos casos.
  • Adicionar links das atividades diretamente para o documento de instrução do procedimento único, ou o modelo de tarefa no sistema de gerenciamento de pauta.

Considerações sobre DEIPs

Embora hajam N metodologias, cada uma com seus embasamentos e características, acredito sempre que o “certo” vai ser a melhor opção para aquele negócio naquele momento – e raramente a resposta será a mesma sempre. Logo, adaptações para melhorar o nosso uso vejo sempre como bem-vindas.

Afinal, otimização é isso, não é mesmo?

 

RunRunIt: Lembre de pausar tarefas com extensão do Chrome

É comum o esquecimento de dar pause nas tarefas do RunRunIt, deixando as horas da tarefa extrapolando o tempo real gasto nelas.

Isso é ruim para você, pois indica que demorou mais em uma atividade do que deveria, ou porque é necessário reduzir manualmente as horas depois. Isso pode ser um tanto trabalhoso.

Veja como instalar a extensão do Google Chrome do RunRunIt (oficial) que ajuda a periodicamente lembrar você sobre estar trabalhando em uma tarefa, e a pausar automaticamente no desligamento do seu computador!

Passo a passo para usar a extensão do RunRunIt

Dividido em:

  • A) Como instalar a extensão do RunRunIt
  • B) Como configurar a extensão do RunRunIt
  • C) Como usar a extensão do RunRunit

A) Como instalar a extensão do RunRunIt

  1. Acesse a extensão oficial do RunRunIt do navegador Google Chrome clicando aqui
  2. Clique em “+ Usar no Chrome” e confirme clicando em “Adicionar extensão”:

    A extensão será instalada.

B) Como configurar a extensão do RunRunIt

  1. Então, clique no ícone do RunRun.It que aparecerá no canto superior direito, e no botão “Settings Access”
  2. Você precisará preencher os alguns dados para iniciar o funcionamento:“App Key” solicitado é único em toda a empresa (veja como consegui-lo clicando aqui). Apenas os administradores tem acesso. Ele fica localizado no canto superior direito da página do usuário.
  3. “User Token” você precisa coletar na sua conta do RunRun.it
    Entre em seu perfil (passos 1 e 2 abaixo) e, no canto direito inferior, colete a informação que está em “Token do usuário” (passo 3):
  4. O botão “Reminder’s interval” determina qual intervalo de tempo você gostaria de ser notificado pelo navegador sobre estar ainda trabalhando na mesma tarefa.Por padrão, ele está em 30min. Ele notifica de x em x minutos enquanto você estiver com o play de uma tarefa ativo.
  5. O botão “Auto Pause/Resume” vem desligado por padrão. Ligue-o caso queira que a tarefa pause automaticamente caso você desligue seu computador.Importante que a própria extensão notifica que ela não funciona devidamente em alguns computadores. A sugestão deles é que você faça um teste dando play em uma tarefa, bloqueando o seu computador e retornando após aluns minutos para checar se o tempo contado na tarefa está correto!
  6. Clique em “Save”.  Agora, ao clicar no botão superior direito do RunRun.it no topo do navegador, aparecerão a suas tarefas.

C) Como usar a extensão do RunRunit

  1. Clique no ícone do play na tarefa que gostaria de iniciar:

    Aparecerá uma notificação no canto inferior direito informando que você está trabalhando na tarefa.
  2. Para pausá-la, clique em pause.

  3. Para entregá-la, clique no check “Complete”.

  4. Para ver as últimas 10 tarefas entregues, clique na aba “Complete”.

Prontinho! :)

Do lado de cá, deu tudo certo.

Qualquer dúvida, comenta!